Contractmanagement en contractbeheer vervoer

Contractmanagement en contractbeheer is een vak apart. Uw vervoerscontract kan nog zo waterdicht zijn, de uitvoering bepaalt hoe tevreden uw doelgroep is. En daar wordt u uiteindelijk net zozeer op afgerekend als op de financiële targets. Trafficon bewaakt uw budget en zorgt dat klantverwachtingen worden overtroffen. Daarvoor gaan we ver, heel ver.

Intensief toezicht op vervoerders en regiecentrales
Contractmanagement heeft allereerst te maken met toezicht op de prestaties van de vervoerder. Naast de data-analyse en financiële controle van facturen en kostenontwikkeling, kijken we ook echt naar de uitvoering. Dat doen we niet vanachter een bureau, we checken mensen, materieel en routes in de praktijk. Bijvoorbeeld door letterlijk achter een busje aan te rijden en de dienstverlening te observeren en analyseren. Pas als we met eigen ogen zien dat het goed gaat, zijn we tevreden en mag u dat ook zijn.

Weten wat er op de weg gebeurt
Voor een opdrachtgever is het van groot belang om een duidelijk beeld te hebben van de klantbeleving. Een duidelijk beeld krijgen van de ervaringen van de reizigers is essentieel. Wij zijn daarom ook gespecialiseerd in klachtenbeheer. Reizigers kunnen online, telefonisch of schriftelijk aan ons laten weten hoe zij het vervoer ervaren. Al deze informatie wordt op een gedegen en veilige manier opgeslagen en wij voorzien de opdrachtgever van de juiste informatie om goede (beleidsmatige) keuzes te maken.

Naast een gedegen klachtbeheersysteem controleren wij ook routes. Fysiek rijden we achter de taxi aan en kijken we of het vervoer conform de afspraken uitgevoerd wordt. Stopt de taxi aan de juiste kant van de weg zodat de reiziger veilig kan uitstappen? Helpt de chauffeur, indien nodig, de reiziger bij het in- en uitstappen? Wordt de leerling fysiek overgedragen aan de ouders of op school? Op al dit soort facetten wordt gelet en gerapporteerd.

Outsourcing en ontzorging
Te vaak zien we dat er veel aandacht uitgaat naar strategie en beleid, terwijl de daadwerkelijke communicatie met de reizigers als sluitpost wordt gezien. Wij zijn ervan overtuigd dat goed klantcontact essentieel is en hebben een eigen in-house klantcontactcentrum. Zo ontzorgen we u als opdrachtgever ten aanzien van uitvoeringstaken en tillen we dienstverlening naar een hoger niveau. Onze mobiliteitsmedewerkers schakelen met klanten, nemen mutaties op en verzorgen klachtenafhandeling. Als de situatie daarom vraagt, spreken we af bij de mensen thuis om aan de keukentafel tot een oplossing te komen. We zijn uniek in deze persoonlijke aanpak en aandacht voor elke individuele klant. Zo maken we voor u het verschil!

Leerlingenvervoer
Binnen het doelgroepenvervoer zijn wij ook actief op het gebied van leerlingenvervoer. Hierbij is uiteraard in eerste instantie het beoordelen van de aanvragen leerlingenvervoer de eerste stap. Jaarlijks worden deze aanvragen naar de gemeenten gestuurd. Het is vooral van groot belang dat deze aanvragen tijdig en correct worden beoordeeld. Wij beschikken over medewerkers die de aanvragen leerlingenvervoer juridisch kunnen beoordelen en beschikken. Hierbij verliezen wij de ethische factoren zeker niet uit het oog.

Naast het beoordelen en beschikken van de aanvragen bieden wij ook ondersteuning bij vraagstukken omtrent de regeling Passend Onderwijs in samenhang met de Jeugdwet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen van beleidsnota’s, adviesnota’s, verordeningen, beleidsregels etc. Hierbij kijken wij niet alleen naar de huidige situatie, maar ook met een lange termijn visie. Hebt u vragen hierover dan kunt u ons altijd benaderen.

Factuurcontrole
Een belangrijk onderdeel van contractmanagement en contractbeheer is factuurcontrole. De facturen die door de vervoerder bij de opdrachtgever worden aangeleverd zijn vaak uitgebreid en gedetailleerd. Daarnaast zijn de financiële belangen voor u als opdrachtgever groot. Middels factuurcontrole monitoren wij of hetgeen bij u in rekening wordt gebracht conform de gemaakte afspraken is. Denk daarbij aan controle van de tarieven, de in rekening gebrachte tijd, km’s of zones en het monitoren van de individuele reistijd en rijtijden. Ook controleren wij of mutaties op de juiste wijze in de factuur verwerkt zijn. U ontvangt hierover van Trafficon een uitgebreide managementrapportage. Op basis van deze rapportage, kunt u ermee aan de slag gaan, maar wilt u ook hierin ontzorgd worden, dan kunnen wij een belangrijke rol spelen.

Databeheer en -analyse
Door de hoeveelheid gegevens naast verkeersstromen heeft vervoersadvies steeds meer te maken met datastromen. Deze datastromen voorzien ons van veel en gedegen management informatie. Onze systeembeheerders en – analisten gebruiken alle data over uw mobiliteit om voorspellingen te doen en verbeterpotentieel zichtbaar te maken. Daarbij houden wij altijd oog voor de mensen achter de getallen. Informatiebeveiliging en verwerking van privacy gevoelige informatie is bij ons in vertrouwde handen.

Meer informatie?

Wilt u meer weten over contractbeheer bij collectief doelgroepenvervoer? Onze specialist is Gilbert Mulder.
Bel 0475 – 77 21 00 of stuur een mailtje, dan nemen we snel contact met u op.

Contractmanagement en contractbeheer is een vak apart. Het is dé expertise van Trafficon.